Die elektronische und schriftliche notarielle Urkunde

Wie du es dir sicherlich denken kannst, ist das Aussehen einer elektronischen notariellen Urkunde gemäß § 39a BeurkG genau geregelt. Es gibt aber Unterschiede zur Urkunde in papiergebundener Form. Ein Grund dafür ist, dass es bei der elektronischen Urkunde aus technischen Gründen weder eine Unterschrift noch ein Siegel gibt. Aus diesem Grund sind an dieser Stelle funktionsgleiche elektronische Äquivalente für Siegel und Unterschrift gesetzt. Geregelt ist dies – das kannst du jederzeit nachlesen - in § 39a BeurkG.

Gemäß des § 39a Satz 2 BeurkG muss die Datei im Anhang eine qualifizierte elektronische Signatur tragen. Diese elektronische Signatur ist dann das Äquivalent der eigenhändigen Unterschrift. Es handelt sich hier um ein Zertifizierungsverfahren mit Signaturschlüssel, der von dir einer bestimmten Person durch den Zertifizierungsdienstanbieter, also die Zertifizierungsstelle bzw. das Trust Center nachgelesen werden und dieser Person als sichere Signaturerstellungseinheit (Signaturkarte) zugewiesen und gespeichert wird. Durch die Eingabe der zugehörigen PIN in das Kartenlesegerät wird die qualifizierte elektronische Signatur (bzw. die elektronische Unterschrift) erzeugt. Von der gesetzgebenden Instanz wurde dies in §§ 126 Abs. 3, 126a BGB in Bezug die Funktionsäquivalenz anerkannt. Für dich als Notar oder Notarin ergibt sich somit aus dieser Funktion ein Ersatz der Unterschrift. Du darfst dabei als Notar oder Notarin diese Signaturkarte nicht Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern oder gar dritten Personen für die Verwendung überlassen. Zudem musst du die Signaturkarte vor Missbrauch schützen. Die entsprechende Ergänzung der Richtlinienempfehlungen der Bundesnotarkammer findest du in Abschnitt IV.

Wenn du als Notar oder Notarin den Signiervorgang nicht selbst vornimmst, sondern dies unter Verstoß gegen das Beurkundungsgesetz und gegen die Richtlinien bezüglich der  Weitergabe von Signaturkarte und PIN durch eine dritte Person ausführen lässt, dann ist die elektronische Vermerkurkunde unwirksam.

Die Technik für die qualifizierte elektronische Signatur eignet sich insbesondere als Werkzeug für die Erzeugung elektronischer notarieller Urkunden. Grund dafür ist, dass die elektronische Signatur auf einem sehr hohen Sicherheitsniveau den Nachweis von Veränderungen eines signierten Dokuments ermöglicht. Zudem ist diese Technik eine rechtssichere Zuordnung von einem Zertifikat auf eine bestimmte Person, was hiermit sichergestellt wird.

De Nachweis von Veränderungen ist dabei möglich. Grund dafür ist, dass von der zu signierenden Datei ein unverwechselbarer Datenfingerabdruck (ein sogenannter Hash-Wert) generiert wird. Dieser wird von einem nur dem Zertifikatsinhaber mit einem privaten Schlüssel (private key) verschlüsselt. Die Verschlüsselung erfolgt dabei durch einen für sämtliche Personen im Zertifizierungsverzeichnis der Zertifizierungsdienste anbietenden Firma abrufbaren öffentlichen Schlüssel (public key).

Der Schlüssel korrespondiert mathematisch mit von dir als signierenden Person benutzten privaten Schlüssel. Die bei der Erstellung des Schlüsselpaares verwendete mathematische Funktion gewährleistet, dass du den privaten Schlüssel auch dann nicht berechnen kannst, wenn du dich zufällig im Besitz des öffentlichen Schlüssels befinden solltest. Damit diese Nichterrechenbarkeit auf Dauer sichergestellt ist, wird das Zertifikat nach vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) festgelegten Zeiträumen automatisch gesperrt.

Es ist daher nötig, dass ein regelmäßiger Erwerb von einer neuen technisch verbesserten Signaturkarte nötig ist. Der Zeitraum wird dabei vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) festgelegt.

Dass eine rechtssichere Zuordnung des Schlüssels zu einer bestimmten Person vorhanden ist, dafür sorgt eine vertrauenswürdige dritte Stelle, und zwar die Zertifizierungsstelle (Trust Center). Diese hat die Aufgabe bei der Erteilung des Zertifikats die Authentizität der antragstellenden Person, also von dir, festzustellen.

In § 39a Satz 4 BeurkG ist festgelegt, dass ein notwendiger Bestandteil eines einfachen elektronischen Zeugnisses für Notar oder Notarin ein Nachweis der Notareigenschaft ist. Der Zweck der Regelung ist – im Vergleich zum Siegel – die Sicherstellung bzw. die dauerhafte Nachprüfbarkeit, dass die Urkunde von dir als Notar oder Notarin auch wirklich von dir stammt und den öffentlich-rechtlichen Vorschriften des Beurkundungsgesetzes entspricht und somit einen hoheitlichen Charakter aufweist.

Technisch gesehen wird dabei die Anforderung des § 39a Satz 4 BeurkG regelmäßig dadurch realisiert, dass das die Notareigenschaft Bestandteil des qualifizierten Zertifikats von dir als Notar oder Notarin ist. Der Nachweis Notareigenschaft über ein Attribut gemäß § 7 Abs. 1 Nr. 9 SigG, wiederum Bestandteil des qualifizierten Zertifikats oder über ein gesondertes Attributs-Zertifikat nach § 7 Abs. 2 SigG ist nach den Vorgaben von § 39a Satz 4 BeurkG nicht zwingend.

Für eine elektronische Urkunde gemäß § 39a BeurkG gelten grundsätzlich dieselben rechtlichen Regeln wie für die papiergebundene Vermerkurkunde. Es werden in § 39a BeurkG nur die näheren Vorgaben zur Ausgestaltung der elektronischen Urkunde genannt. Was den Inhalt angeht kommt die Generalnorm des § 39 BeurkG und § 39a BeurkG zu Anwendung. Daher kann jede Vermerkurkunde, welche in papiergebundener Form erzeugt wurde, auch in elektronischer Form dargestellt werden.

Die elektronische notarielle Urkunde hat eine immer größere praktische Bedeutung im Notaralltag. Es geht hier vor allem um die Transformation einer papiergebundenen notariellen Urkunde in eine elektronische Urkunde. Dabei dürfen nach § 12 HGB seit dem 1.1.2007 Handelsregisteranmeldungen und ihre Anlagen grundsätzlich nur noch in elektronischer Form eingereicht werden. Dabei wird nach wie vor in einem ersten Schritt die in Papierform vorliegende Handelsregisteranmeldung von der antragstellenden Person eigenhändig unterzeichnet. Du als Notar oder Notarin errichtest dann das übliche Zeugnis (den Unterschriftsbeglaubigungsvermerk). Dieses wird mit der Handelsregisteranmeldung verbunden. In einem zweiten Schritt ist die Papierurkunde in die elektronische Form zu überführen. Dies geschieht durch die Fertigung elektronischer beglaubigter Abschriften.

Für die Erzeugung von einer qualifizierten elektronischen Signatur nutzt du als Notar oder Notarin eine Signaturkarte. Diese kannst du bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer erwerben. Ein Kartenlesegerät und spezielle Softwareprogramme werden ebenfalls benötigt. Hierzu hat die NotarNet GmbH die Programme „SigNotar“ und  „XNotar“ entwickelt.

Hierbei handelt es sich um notarielle Urkunden, die von Notaren und Notarinnen aufgenommenen wurden und sind amtliche Urkunden. Den notariellen Urkunden kommt eine besondere Beweisfunktion zu. Sie können Grundlage einer Zwangsvollstreckung sein.  Im Rechtsverkehr wird den notariellen Urkunden dabei viel Vertrauen entgegengebracht.  Die Urschrift der notariellen Urkunde verbleibt dabei grundsätzlich in notarieller Verwahrung. Eine Ausnahme davon bilden Testamente und Erbverträge, die die Notare und Notarinnen in eine besondere amtliche Verwahrung bringen. Vertreten wird die Urschrift der Urkunde dabei durch Ausfertigungen, die beglaubigt sind. Auch diese Abschriften haben einen offiziellen Charakter, aber nur wenn sie beglaubigt sind. Urkunden mit mehreren Blättern werden mit Schnur und Prägesiegel verbunden.